Cómo afiliar a un empleado a seguridad social
Equipo de Asesorías Seguridad Social ·
Contratar a tu primer empleado te convierte en aportante. La afiliación a seguridad social del trabajador es obligación del empleador, tiene plazos y su incumplimiento genera sanciones y responsabilidad directa si al trabajador le pasa algo sin estar afiliado.
Qué se debe afiliar
Un trabajador dependiente debe quedar afiliado a cuatro subsistemas:
| Subsistema | Quién elige | A cargo de |
|---|---|---|
| Salud (EPS) | El trabajador elige la EPS | Empleador y trabajador |
| Pensión | El trabajador elige el fondo | Empleador y trabajador |
| Riesgos laborales (ARL) | El empleador | 100% el empleador |
| Caja de compensación | El empleador | 100% el empleador (4%) |
Un punto clave: la ARL debe quedar activa desde el día anterior al inicio de labores. Si el trabajador empieza sin ARL y sufre un accidente, el empleador responde por las prestaciones.
Los porcentajes sobre el salario
Sobre el salario del trabajador (con un IBC mínimo de 1 salario mínimo):
- Salud 12,5%: 8,5% empleador + 4% trabajador.
- Pensión 16%: 12% empleador + 4% trabajador.
- ARL: entre 0,522% y 6,96% según la clase de riesgo del cargo, todo a cargo del empleador.
- Caja de compensación 4%: todo a cargo del empleador.
El trabajador aporta 8% (4% salud + 4% pensión), que se descuenta de su salario. El resto lo asume la empresa.
Paso a paso de la afiliación
- Registrar la empresa ante EPS, fondo de pensión, ARL y caja (una sola vez).
- Afiliar al trabajador en cada subsistema antes de que empiece a laborar.
- Reportar la novedad de ingreso y liquidar el primer aporte por PILA.
- Pagar mensualmente por PILA dentro de las fechas según el último dígito del NIT.
Errores que salen caros
- Iniciar labores sin ARL activa.
- Afiliar sobre un IBC inferior al salario real para pagar menos: genera glosas y sanciones.
- Olvidar la caja de compensación, que es obligatoria para el empleador.
- Pagar la PILA fuera de fecha: genera intereses de mora.
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